Vejledning til brug af billeder til Science Day

Til Science Day er det muligt at tage harmløse billeder af eleverne og benytte dem til omtale af begivenheden på hjemmeside, presseomtale og sociale medier uden at indhente skriftligt samtykke dertil.

Det må I uden samtykke

Til Science Day er det muligt at tage harmløse billeder af eleverne i forbindelse med Science Day og benytte dem til omtale af begivenheden på hjemmeside, presseomtale og sociale medier uden at indhente skriftligt samtykke dertil. Dette skyldes, at retsgrundlaget for behandling af personoplysninger på denne måde og i denne sammenhæng er legitim interesse. Vi råder jer i den forbindelse til at følge tjeklisten herunder og dermed tage hensyn til retningslinjer for behandling af personoplysninger, og derfor også for brug af billeder, bl.a. oplysningspligt og ret til indsigelse.

Tjekliste

Gennemgå denne tjekliste, inden I offentliggør billeder uden samtykke:

Vær opmærksom på, at billedet er harmløst, så personen/personerne ikke føler sig krænket eller udstillet i forbindelse med offentliggørelsen.

Sørg for at opfylde oplysningspligten (f.eks. forinden og på dagen oplyse om, at der kan blive taget billeder, hvor billederne vil blive brugt, samt at man kan gøre indsigelse. Henvis/link så vidt muligt til en eller flere privatlivspolitikker).

Benyt en simpel metode til at håndtere dem, der gør indsigelse, og som ikke ønsker deres billeder offentliggjort. Det kan være klistermærker eller nøglesnore, der placeres tydeligt på tøjet som en visuel markør.

Undlad at bruge billederne i reklame- eller salgssammenhæng. Det kræver samtykke.

Undgå at offentliggøre elevernes fulde navn eller andre identifikationsoplysninger sammen med billederne. Det kræver samtykke.

Undlad helt at bruge billeder, der udstiller eleverne, eller billeder med fortrolige/følsomme oplysninger – uanset evt. samtykke.

Hvad er harmløse billeder?

Datatilsynet anvender terminologien ”harmløse billeder”, og hermed menes der billeder, hvor personen på billedet ikke med rimelig grund kan føle sig krænket eller udstillet. Som udgangspunkt bør formålet med at tage og offentliggøre billeder derfor være at fokusere på aktiviteten og fange glæden og engagementet i øjeblikket. Derfor opfordrer vi til, også ved nærbilleder, at fokusere på situationen, samspillet mellem de involverede, m.v.

Oplysningspligt

Det er vigtigt at oplyse lærere, elever (og ved børn under 15 år også forældre) om, at der kan blive taget billeder, og om formålet med dem: at oplyse om Science Day de omtalte steder. Vi anbefaler så vidt muligt at gøre det på forhånd ved at tale med lærerne forinden om, at der kan blive taget billeder, som efterfølgende kan blive brugt på sociale medier, hjemmeside og i pressen.
Er der tale om børn under 15 år, skal lærerne sørge for at informere deres forældre om dette.

Vi anbefaler også at nævne det på dagen samt sørge for at synliggøre det med et skilt på døren til aktiviteten eller workshoppen, hvis det er muligt. Det hjælper med at sikre, at alle er opmærksomme på retningslinjerne, og har mulighed for at gøre indsigelse.

Ret til indsigelse

Hvis nogle forældre melder tilbage, at deres børn ikke må fotograferes, skal lærerne gøre opmærksom på dette, når de ankommer til aktiviteten. Både lærere og elever har under besøget mulighed for at gøre indsigelse og bede om, at der ikke bliver taget billeder af dem. 

Er der enkelte elever, der ikke må tages billeder af, opfordrer vi til at placere f.eks. et klistermærke synligt på tøjet. Det signalerer til fotograferne, at personen ikke ønsker at blive fotograferet, og det gør det også muligt at sortere billeder fra efterfølgende, hvis det skulle ske alligevel.

Når vi sender badges til jer, medsender vi klistermærker til formålet. I er selvfølgelig også velkommen til at benytte f.eks. keyhangers eller en anden visuel tilkendegivelse som alternativ.

Børn under 15 år

Ovenstående gælder også billeder af børn under 15 år, men vær her ekstra opmærksom på billedets karakter med tanke på, at det skal være harmløse billeder. Undlad f.eks. at fokusere helt ind på en enkelt person, og undlad også at skrive elevens fulde navn ved offentliggørelsen.

Kan et billede opfattes som følsomt eller privat, bør det undlades fra offentlig brug, uanset om der er indhentet samtykke eller ej. Rettesnoren i udvælgelsesprocessen er at bruge sin sunde fornuft.

Vejledningen omtaler billeder, men reglerne er de samme ved brug af video.

Baggrund for vejledning

Behandling af personoplysninger og legitim interesse

Når man tager og offentliggør almindelige billeder af genkendelige personer, anses billederne for at være personoplysninger, og de er derfor omfattet af databeskyttelsesreglerne. Man er i den forbindelse dataansvarlig. Hvis man gerne vil offentliggøre billeder på f.eks. en hjemmeside og sociale medier, skal man derfor være bevist om, hvad retsgrundlaget er for at gøre det, og hvilket hjemmel man har. Retsgrundlaget kan f.eks. være, at man har fået lov til det af personen på billedet. Samtykke kan i særlige tilfælde være den mest egnede hjemmel, men i andre tilfælde er det mere relevant at basere behandlingen og offentliggørelsen af billeder på en af de andre hjemler, f.eks. det, der kaldes legitim interesse.

Når man vurderer, om man kan offentliggøre et billede på denne baggrund, skal man derfor se på karakteren af billedet, herunder hvor og hvorfor billedet er taget, i hvilken sammenhæng billedet indgår, og hvad formålet er med offentliggørelsen. Det er her, man så vidt muligt skal sikre sig, at der er tale om harmløse billeder, der f.eks. ikke bruges i forbindelse med markedsføring eller andet kommercielt øjemed.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger og dermed billeder i forbindelse med Science Day er som hovedregel den legitime interesse i at kunne oplyse om aktiviteterne og samarbejdet. Det kan f.eks. være med fokus på baggrunden og formålet med Science Day, håbet om at inspirere og vise mulighederne med STEM, nedbryde fordomme og stereotyper på feltet, osv.

Det er på dette fundament af legitim interesse, at I uden samtykke kan offentliggøre harmløse billeder til omtale af Science Day på hjemmeside, i pressen og på sociale medier, når blot I oplyser om det forinden, så der er mulighed for at gøre indsigelse.

Samtykke som retligt grundlag

I særlige tilfælde er retsgrundlaget for offentliggørelse af billeder anderledes, og vil derfor kræve en anden hjemmel, f.eks. et skriftligt samtykke fra personen på billedet. Det kan være i forbindelse med, at man ønsker at bruge billederne centralt i en anden kontekst end Science Day, i reklame- eller salgssammenhæng og/eller i print. Det kan også være, I gerne vil have tilladelse til at benytte elevernes fulde navn ved offentliggørelsen. I de tilfælde bevæger vi os væk fra det harmløse, og så vil anvendelsen kræve samtykke. I vil da være ansvarlige for at udforme og indhente specifikt samtykke fra deltagerne eller forældremyndighedsindehaver, hvis det drejer sig om børn under 15 år.

Sletning

Det er altid muligt at tilbagekalde samtykke. Er der generelt nogen, der henvender sig og beder om at få et allerede offentliggjort billede fjernet fra hjemmeside og/eller sociale medier, opfordrer vi til, at man efterkommer det, så vidt det er muligt. Det er god skik.

For yderligere information henviser vi også til vores fotopolitik på området, samt til datatilsynets retningslinjer, som vi følger.

Medier

Der gælder særlige og ofte udvidede regler for medier/journalister. De kan i udgangspunktet bruge billeder i en bredere forstand, da de arbejder med samfundsinteresse og presseetik. Mediet/journalisten er selv ansvarlig for at efterleve de relevante regler, der gælder for dem.